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オフィス業務の自動化にマクロの活用

マクロ／VBAを使った業務改善について考えてみましょう。

●マクロ／VBAの特性と利点

マクロ／VBAは、人の手でやると時間のかかったり、ミスが発生したりする可能性のある、
単純な作業の繰り返しに効果を発揮します。
このような単純な繰り返し作業を正確に、かつ高速に実施するのは、PCの得意分野です。
その特異な部分をPCにお任せしてしまおうというのが、マクロ／VBAの活用です。

●マクロ／VBAの実用例

マクロ／VBAは勤怠表で活用される事が多いです。

手動で入力する項目を最小限にして、時間計算や残業時間集計等は自動で行うようにすることができます。

マクロ／VBAが組み込まれた勤怠表に、何月のタイムシートなのか、
あらかじめ決められている場所に該当月を数字で入力すると、
該当月の日にちと曜日が自動で表示されるようにできます。

あとは、出勤時間と退勤時間を入れればよいだけです。

出退勤時間を入力したら、『集計』ボタンを押すと、

出勤日数、総出勤時間、残業時間が自動で集計されるようにすることができるのです。

ここで記入者がしたことは、月を入力して、出退勤時間を入力して、ボタンを押しただけです。

マクロ／VBAが自動で計算をして、勤怠表のフォーマットを完成させるのです。

別の事例では、工場の設備機器の状態をリアルタイムでガントチャート化する、ということもできます。

各工場の設備から、ガントチャートを集計するPCへCSV形式でデータを送信してきます。

データを受け取ったPC側では、CSVデータから必要な情報をマクロ／VBAで処理し、
ガントチャートとしてエクセルで出力させることができるのです。

ここでは誰も、何の操作をしていません。

各工場の設備から送信されてくるCSVデータを、マクロ／VBAで自動でガントチャート化しているのです。

単なるデータの羅列であるCSVから視覚的に容易に監視できるガントチャート化をしたことによって、
今どの設備が稼働しているのか、異常が起きている設備はどれなのかを瞬時に判断することができ、
業務効率を上げることができたのです。

ご紹介した例以外にも、多くの場面でマクロ／VBAは活躍しています。
マクロ／VBAを上手に活用する事で業務の効率を上げることができるのです。

●マクロ／VBAの欠点

注意しなければならないのは、マクロ／VBAで期待する動作をするように作成する期間は当然必要になってきます。
どれくらいの規模の物を作成するかによってまちまちだとは思いますが、
相応の時間は消費してしまうものと認識して下さい。
時間をかけてマクロ／VBAを組んだものの、手動でやった方が早いのでは本末転倒です。
また、作業方法が頻繁に変わるものにはマクロ／VBAは適していません。
変更がある度にプログラムを組みなおしていたらきりがないですし、時間もかかります。
必要ならこのようなシチュエーションでも運用していかなければならないかと思いますが、
個人的に使用するなら避けたほうが良いです。
すでに決まった手順を実施するシチュエーションにこそ、マクロ／VBAは真価を発揮するのです。

皆様の会社にも、改善できる作業がいくつもあるのではないでしょうか？
業務改善において大切なことは、改善する内容を明確にすることです。
そこで、改善の手段としてマクロ／VBAが有効であるなら、ぜひ取り入れていただきたいと思います。
きっと、作業効率は格段に上がるはずです。

マクロ／VBAを上手に利用して、どんどん効率を上げていきましょう。